اسکن کردن با دستگاه کپی یکی از عملکردهای مفیدی است که در بسیاری از دستگاههای کپی امروزی وجود دارد. این قابلیت به کاربران این امکان را می دهد که بدون نیاز به دستگاه اسکنر مجزا، اسناد خود را دیجیتالی کنند. دستگاه های کپی با افزودن قابلیت اسکن، نه تنها در کاهش هزینه ها کمک میکنند بلکه فضای کمتری را نیز اشغال میکنند. با وجود این ویژگی، نیازی به خرید اسکنر جداگانه نیست و کاربران میتوانند از یک دستگاه چندمنظوره برای چاپ، کپی و اسکن استفاده کنند. این ویژگی برای دفاتر کار و فضاهای اداری که به حجم بالای اسناد نیاز دارند، بسیار کاربردی است.
برای کسب اطلاعات بیشتر بخوانید: ارسال ایمیل از پرینتر و دستگاه های کپی چندکاره
نحوه اسکن کردن با دستگاه کپی
برای اسکن گرفتن با دستگاه کپی در ابتدا باید نرم افزار مربوط به دستگاه کپی خود را دانلود کرده و نصب نمایید. پس از این که برنامه را نصب کردید، دستگاه کپی را به کامپیوتر خود متصل کنید. سپس از طریق مراحل زیر، از سند مورد نیاز اسکن بگیرید.
- برنامه Windows Fax and Scan را در کنترل پنل کامپیوترتان باز کنید.
- روی گزینه Scan کلیک نمایید و گزینه New Scan را در بالای صفحه انتخاب کنید تا نام دستگاه خود را در آنجا ببینید. بعد از دیدن نام دستگاه، روی گزینه Preview کلیک کنید.
- برای انتخاب نوع فرمت فایل اسکن شده می توانید از گزینه profile استفاده کنید. در این قسمت برای اسکن رنگی، گزینه Photo را باید انتخاب کنید و برای اسکن سیاه و سفید لازم است که گزینه Document را بزنید.
- برای تغییر رزولوشن می توانید از دو فلش کنار فیلد استفاده کنید. همچنین می توانید عدد دلخواه خود را وارد نمایید.
- حالا با استفاده از Brightness و Contrast، می توانید سطح روشنایی فایل مورد نظرتان را تعیین کنید.
- در این مرحله برای اسکن کردن با دستگاه کپی روی دکمه Scan بزنید. با این کار دستگاه، اسکن کردن را شروع می کند.
- پس از اسکن گرفتن، فایل اسکن شده را با استفاده از گزینه های Forward as email، Save as و Forward as Fax ذخیره کرده و ارسال کنید. همچنین با گزینه Save as می توانید فایل تان را با فرمت مشخص در درایو مورد نظرتان ذخیره کنید.
این آموزش را از دست ندهید: نحوه اتصال دستگاه کپی به کامپیوتر
مزایای اسکن کردن با دستگاه کپی
مهم ترین مزیت اسکن گرفتن با دستگاه کپی کاهش هزینه است. همچنین نیاز به فضای اضافه برای خرید اسکنر نخواهید داشت. یکی دیگر از مزایای اسکن کردن با دستگاه کپی، چاپ سریع است. دلیل این سرعت آن است که اسکن کردن با دستگاه کپی با به برق زدن دستگاه و انجام عمل اسکن انجام می شود. اما برای استفاده از اسکنر باید حتما یک پرینتر هم داشته باشید.
تفاوت اسکن با دستگاه کپی و اسکنر مجزا
عملکرد دستگاه کپی در حالت اسکن با اسکنر مجزا تفاوت هایی اساسی دارد. دستگاههای کپی معمولاً اسکن را به عنوان یک قابلیت جانبی ارائه میدهند و تمرکز اصلی آنها روی چاپ و تکثیر سریع اسناد است. این نوع اسکن بیشتر برای کارهای اداری و اسناد متنی کاربرد دارد و گزینه های تنظیم محدودی مثل رزولوشن یا نوع فایل ارائه میدهد.
اما اسکنرهای مجزا مخصوص دیجیتالی کردن تصاویر و مدارک طراحی شدهاند و کیفیت و جزئیات بسیار بالاتری ارائه میدهند. آنها امکان تنظیم رنگ، روشنایی، وضوح و فرمتهای گوناگون را دارند و برای اسکن عکسها، نقشهها یا مدارک حساس گزینه ای دقیق تر محسوب میشوند. به طور کلی، اگر کیفیت بالا مدت\ر باشد، اسکنر مجزا انتخاب بهتری است.
بیشتر بخوانید: بررسی خطاهای دستگاه کپی
بهترین فرمتها برای ذخیره اسکن اسناد و تصاویر
انتخاب فرمت مناسب هنگام ذخیره فایل اسکن شده، نقش مهمی در کیفیت و حجم نهایی دارد. برای اسناد متنی، فرمت PDF بهترین گزینه است؛ چون ساختار و فونتها را ثابت نگه می دارد و به راحتی روی هر دستگاهی باز میشود. این فرمت برای بایگانی، ارسال و چاپ مدارک رسمی بسیار کاربردی است.
در مورد تصاویر، فرمتهایی مانند JPEG، PNG و TIFF بیشترین استفاده را دارند. JPEG برای عکسهای رنگی مناسب است چون حجم فایل را کاهش میدهد، در حالی که TIFF برای حفظ بالاترین کیفیت پیشنهاد میشود. اگر تصویر شامل متن یا گرافیک دقیق باشد، فرمت PNG گزینهای ایدهآل است.
پیشنهاد سایت: آموزش نحوه اسکن اسناد در آیفون
تمیز کردن دستگاه قبل از اسکن گرفتن با دستگاه کپی
برای آپلود یک تصویر خوب بعد از اسکن کردن با دستگاه کپی باید همیشه آن را تمیز نگه دارید. لکه روی صفحه باعث کاهش کیفیت تصویر خروجی شما خواهد شد. برای تمیز کردن شیشه اسکنر، درپوش را بردارید و با یک دستمال نمناک سطح شیشه و قسمت درپوش را تمیز کنید. سپس با دستمال دیگر آن را خشک نمایید. این کار باعث می شود همیشه اسکن های خوب و با کیفیتی به وسیله دستگاه خود بگیرید.
